各二级单位：

根据学校《档案管理办法》（校行发[2002]9号）等有关文件精神，现就2024年档案移交工作通知如下：

一、归档制度

继续贯彻实施教育部《高等学校档案管理办法》规定的“档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”，由各二级单位立卷归档。

二、归档内容及期限

（一）2023年度形成的属于归档范围的各类文书综合、教学学籍档案等材料，于2024年5月底前向档案馆移交归档。

1、2023年度形成的OA系统外纸质工作文件、材料等（注：OA系统电子公文已通过系统实现自动归档）。

2、2023年度形成的反映本单位重大事件的影像文件（使用光盘或磁盘等载体移交）。

3、2023年度各类型学生毕业学籍档案(主要为成绩单、毕业生花名册、毕业生合影、研究生学位答辩材料等)。

4、2023年度各类型学生入学学籍档案（主要包括学生入学基本信息登记表、新生注册名单、新生录取花名册、招生简章、招生政策文件等）。

5、各部门获省部级及以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位公务交流中获赠的具有保存价值的实物。

（二）2024年度生成的科技档案。

1、科研、设备档案在项目完成后2个月内归档。

2、基建档案在项目完成后3个月内归档。

（三）会计专门档案

按《会计档案管理办法》规定，会计档案在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年5月底前归档。

（四）2023年前遗留的各类档案材料，请务必在2024年6月20日前全部进行补充移交。

三、归档要求

（一）规范整理

1、2023年度形成党群、行政类文书档案按照《湖南师范大学文件材料归档方法改革方案》、《湖南师范大学归档文件整理规范》实行“按件归档”。（注：本类档案所涉及具体部门见附件1）

2、2022年度以前形成的党群、行政类文书档案仍按原有业务规范实行“立卷归档”。

3、党群、行政类文书档案外其他门类档案仍按原有业务规范实行“立卷归档”。

4、所有移交档案应进行规范整理，并将目录录入档案馆档案管理系统。整理不规范、不完整的档案不予接收。

5、不属于归档范围的有关材料，作为备查材料由各单位自行保存。

（二）集中移交

为了保证档案材料的齐全完整和接收工作的有序进行，同类档案整理好后集中一性次移交，原则上不接受多批次移交。

（三）移交手续

兼职档案员填写《档案材料归档交接单》，由所在单位档案工作负责人签字并加盖单位印章，一式两份办理移交，归档部门和档案馆各执一份存查。

四、注意事项

1.根据国家法规，任何部门或个人不得将档案据为己有或者拒绝归档，必须定期向档案馆移交档案。

2.尽量确保兼职档案人员的稳定性，如有分管档案工作负责人、兼职档案员和其他档案工作人员变动的，请各单位及时落实接管人员，重新填写《档案工作负责人和兼职档案员登记表》（附件2），并报档案馆备案。

3.《2024年湖南师范大学各立卷单位档案移交时间表》（附件3）。如需要上门指导，请提前预约，联系电话：88872173（彭老师、赵老师）

五、归档督查

对逾期不移交档案的单位，档案馆将向其发放《催档函》，并将相关情况上报学校。

档案馆

2024年4月8日